Η παραλαβή πετρελαίου από τον διαχειριστή είναι ένα σοβαρό ζήτημα που έγκειται προσοχής. Πολλές φορές και λόγω άγνοιας ο διαχειριστής δεν είναι σε θέση να μετρήσει σωστά τις ποσότητες που παραλαμβάνει καθώς και ξεχνάει να προμετρήσει το πετρέλαιο πριν τη παραλαβή. Συνήθως ακόμη και οι διαχειριστές που έιναι οργανωμένοι συνήθως αλλάζουν τη διαδικασία μέτρησης πετρελαίου είτε αυτό οφείλεται στην αλλαγή προμηθευτή(κάθε προμηθευτής μπορεί να έχει δικό του τρόπο μέτρησης), είτε αμελεί να τηρήσει κάποιες διαδικασίες(λόγω κούρασης, λόγω καθυστέρησης να εμφανιστεί αφήνωντας κάποιον αλλον κτλ).
Η κατάσταση στο πετρέλαιο θέρμανσης και η αύξηση των τιμών δε επιτρέπει να γίνονται λάθη στη ποσότητα αλλά και την ποιότητα του πετρελαίου. Αυτός είναι και ο λόγος που προτείνουμε την αυστηρή τήρηση πρωτοκόλλου και τυπικής διαδικασίας στην παραλαβή πετρελαίου. Μια τυπική διαδικασία είναι η εξής: